Faktor-faktor ekonomi, politik dan sosial. Teranglah bahwa birokratisme sangat kompleks (ruwet). Usaha-usaha menanggulanginya dapat ditempuh antara lain: Pertama, penting dalam rangka menghilangkan birokratisme ini adalah mengalihkan pandangan kelam ke arah yang benar. Meskipun usaha ini tidak mudah, namun dapat ditempuh dengan jalan merombak mangubah tradisi kerja yang kurang baik merubah cara berpikir yang sudah tidak up-to date, dibarengi dengan pembentukan struktur organisasi sederhana tetapi memenuhi kebutuhan.
Kedua, memupuk kesadaran keinsyafan masyarakat dengan jalan menanamkan dan mengembangkan pengertian birokrasi sebenarnya secara teru-menerus. Ini dapat ditempuh dengan:
a. penataran bagi mareka yang telah bekerja
b. mengajarkan pada sekolah-sekolah baik tingkatan menangah ataupun tinggi;
c. menggalang kesamaan/kesatuan bahasa.
EFISIENSI.
Tujuan utama atau pokok dalam mempelajari manajemen arsitek ialah guna memperoleh suatu cara, teknik, metode sebaik-baiknya dilakukan, agar supaya dengan sumber-sumber yang sangat terbatas (seperti modal, tenaga, tanah dan lain sebagainya) dapatlah diperoleh hasil sebesar-besarnya. Atau dengan perkataan lain, guna mendapatkan efisiensi atau daya guna. Ilmu ekonomi mengenal prinsip/motif ekonomi: dengan pengorbanan sekecil-kecilnya guna memperoleh hasil sebesar-besamya. Jadi yang dimaksud dengan efisiensi ialah perbandingan terbaik antara masukan (input) dan keluaran (output), atau antara daya usaha hasil, atau antara pengeluaran pendapatan.
Dalam pengertian manajamen sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi efektivitas, dalam arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dangan berdaya-guna: artinya dengan tepat, cepat, hemat selamat. Tepat = kena sasarannya, apa yang dikehendaki tercapai, atau apa dicita-citakan menjadi kenyataan. Cepat = tidak menghabiskan waktua tidak perlu, selesai tepat pada waktunya atau sebelum waktu yang ditetapkan. Hemat = dengan biaya sekecil-kecilnya, tanpa terjadi pemborosan dalam bidang apapun. Selamat = segala sesuatu sampai pada tujuan dimaksud tanpa mengalami hambatan-hambatan, kelambatan ataupun kemacetan.
Berbicara mengenai efisiensi, dapatlah kita tinjau berbagai sudut pandangan bermacam-macam kriteria. Waktu apakah pekerjaan itu diselesaikan tepat pada waktunya. Administrasi apakah penyelenggaraan kerja itu selaras dengan arus sebenamya. Tegasnya, tafsiran efisiensi itu ada bermacam-macam, tergantung dari sudut mana dilihatnya.
SARANA MANAJEMEN ARSITEK.
Di atas diutarakan, bahwa tujuan pukok dari pada manejemen ialah untuk memperoleh efisiensi (dayaguna) dalam kerja, atau untuk mendapatkan suatu teknik metode cara bagaimanakah yang sebaik-baiknya kita lakukan dengan menggunakan sumber-sumber (materials) sangat terbatas dapat diperoleh hasil sebesar-besarnya. Agar supaya manajemen arsitek dapat mencapai tujuan baiknya, sangatlah diperlukan adanya tools (sarana-sarana atau alat-alat atau unsur-unsur manajemen arsitek). Tanpa ada sarana yang menjadi unsur manajemen arsitek, jangan mengharapkan tujuan akan dapat tercapai.
Sebelum kita menelaah lebih lanjut, apa sebab dipergunakan istilah bukan alat. Perkataan alat dalam artian harfiah tersimpul pengertian menyangkut benda mati. Sedangkan pada manajemen arsitek dijumpai istilah (orang) bukan benda mati. Punya hak dan kewajiban tak mungkin diperbuat semau-maunya. Dapat ditambahkan perkataan berbeda dengan perkataan manusia. Manusia tidak punya hak, hanya punya kewajiban. Misalnya budak. Orang (penanggung hak kewajiban) belum tentu manusia, bisa juga berbentuk badan hukum. Sarana ialah berbagai ketentuan memungkinkan berbagai hal tercapai.
Alat-alat manajemen arsitek (Tools of management) dapat dirumuskan dalam 6 M, yakni :
1. Men : tenaga kerja_mamlsia.
2. Money : uang yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
3. Methods : cara/sistem untuk mencapai tujuan.
4. Materials : bahan-bahan diperlukan.
5. Machines : mesin-mesin diperlukan.
6. Market : pasaran, tempat untuk melempar hasil produksi/karya,
Di dalam Dinas Pemerintahan (civil service) biasanya hanya mengenai 4 M. Unsur kelima dan keenam hanya dijumpai dalam kalangan niaga. Tetapi untuk Indonesia sulit ditarik garis tegas mana yang pemerintahan mana yang niaga, sebab negara juga memiliki perusahaan-perusahaan pada hakekatnya bersifat niaga atau menjalankan kegiatan niaga.
KO-ORDINASI.
Definisi: Suatu pengertian dimana terkandung aspek-aspek tidak terjadinya kekacauan, kegemparan atau kekosongan kerja sebagai akibat dari pada pekerjaan menghubung-hubungkan, menyatu-padukan, melaraskan orang-orang pekerjaannya dalami suatu kerjasama yang diarahkan kepada pencapaian tujuan tertentu (menurut Kamus Administrasi). Karena itu orang mengkoordinasi antar arsitek unsur-unsur tersebut di atas agar supaya mencapai apa menjadi tujuan manajemen arsitek, kita sebut arsitek/koordinator. Jadi tugas pokok seorang arsitek/koordinator ialah seberapa jauh mereka dapat menggerakkan orang-orang, alat-alat, uang, metode, mesin-mesin serta lain-lainnya guna mencapai tujuan yang dikehendaki.
Atau dengan perkataan lain : kemampuan untuk menggerakkan serta mengkoordinasi antar arsitek sarana-sarana tersebut diatas. Dewasa ini salah satu ciri dalam masyarakat modern ialah adanya spesialis. Spesialis, adalah sistem pengkhususan keahlian dalam suatu cabang/bidang kerja, mulai dari bidang pekerjaan terbesar sampai pada cabang pekerjaan kecil. Dan ciri khas daripada seorang spesialis ialah cara bakerjanya menuju kesatu arah lagi mendalam tanpa menghiraukan kekiri kekanan, dan menjalankan pekerjaannya atas dasar keyakinan sendiri atau spesialisasinya. Agar supaya menjadi agak jelas, mari kita gambarkan bagaimana sebaiknya seorang arsitek itu harus mengkoordinasi antar arsitek segala alat/aparat/tools ada di bawah tanggungjawabnya, agar supaya mencapai tujuan dikehendaki.
Penjelasan A, B, E, D adalah bagian-bagian komponen atau unit-unit yang masing-masing ditangani oleh seorang dalam bidangnya. Untuk mencapai tujuan, mereka masing-masing akan mempergunakan konsepsinya dalam melaksanakan pekerjaannya suai dengan kahliannya. Jika mereka melakukannya sejalan dengan keahliannya, maka masing-masing akan berjalan sejajar, tidak mungkin bertemu dalam satu titik. Salah satu tugas koordinator/arsitek ialah untuk membelokkan arah tujuan masing-masing, agar supaya mencapai apa menjadi tujuan bersama, yakni pada titik E. Kita lihat dengan jelas, bagaimana akibatnya apabila seorang arsitek tidak berhasil mengalihkan arah. Tujuan masing masing bagian/komponen/unit-unit telah kita melihat bagan atau skema diatas, sekarang timbul pertanyaan siapakah yang seharusnya bertindak sebagai koordinator atau arsitek? Jawabnya : dalam lingkungan Direktorat Jenderal.
Pensahaan Negara ialah Direktur Utama. Negara ialah Presiden (yang dimaksud Negara Repubiik Indonesia). Jadi koordinasi antar arsitek adalah usaha/kegiatan-kegiatan tiap pejabat pimpinan setiap tingkatan hierarki untuk menghimpun kegiatan orang-orang (para spesialis) uang, material (bahan-bahan), metode-metode, mesin-mesin serta sumber lainnya ada pada organisasi, demi tercapainya tujuan daripada organisasi itu.
Koordinasi antar arsitek dapat dibedakan menjadi:
a. Koordinasi antar arsitek Vertikal.
b. Koordinasi antar arsitek Horizontal.
a. Koordinasi antar arsitek Vertikal adalah tindakan-tindakan atau kegatan penyatuan/pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiata-kegiatan unit-unit/kesatuan kesatuan kerja ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. Contoh : Kepala Biro Mengkoordinasi antar arsitek Kepala-kepala langsung dibawahnya. Koordinasi antar arsitek Horizontal bisa dibedakan menjadi dua adalah suatu koordinasi antar arsitek dalam rangka mengarahkan/menyatukan tindakan-tindakan mewujudkan/menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit tugasnya sama.
Pendidikan Pegawai Departemen dikoordinad oleh unit pendidikan Departemen, Pegawai di R.I. dikoordinasi antar arsitek oleh Administrasi Negara (L.A.N.)t dan sebagainya. Interelated adalah koordinasi antar arsitek antar badan fungsinya satu sama lain berbeda, tapi instansi satu dengan saling bergantungan atau mempunyai kaitan baik secara intern maupun ekstern tingkatnya atau levelnya setara. Contoh : Usaha-usaha peningkatan Produksi padi. Secara fungsional usaha tersebut menjadi wewenang tanggung jawab Departemen Pertanian e.q. Direktorat Jenderal Pertanian Tanaman Pangan sampai unit yang paling rendah di daerah-daerah. Hingga tingkat sekarang ini peningkatan produksi padi dapat mencapai hasil secara baik bila dibarengi dengan usaha usaha pengairan sawah-sawah secara teratur Kontinu, pemupukan secara baik, pemberantasan hama dan sebagainya.
Padahal fungsi-fungsi pengairan, pembuatan pupuk pembuatan obat-obat pembasmi hama, saya kira di luar wewenang dan tanggung jawab unit pertanian (yang dimaksud Direktorat Jenderal Pertanian Tanaman Pangan sampai Dinas-Dinas didaerah) tetapi menjadi wewenang dan tanggung jawab Instansi/ Unit/Departemen lain. Kenyataan ini tidak dapat disangkal bahwa kesuksesan peningkatan produksi padi sangat bergantung kepada kegiatan kegiatan Instansi lain seperti tertera di atas. Oleh sebab itu koordinasi antar arsitek horizontal merupakan syarat mutlak bukan saja dalam bidang di atas tadi akan tetapi juga di berbagai bidang kegiatan wajib diterapkan, dipupuk dikembangkan justru karena koordinasi antar arsitek horizontal secara relatif lebih sulit bila dibandingkan dengan koordinasi antar arsitek vertikal.
Menurut Dr. Awaluddin Djamin M.P.A. (Menteri Tenaga Kerja) dalam prasarananya pada rapat kerja Transmigrasi tanggal 5 s/d l2 Maret l968 di Jakarta adalah sebagai berikut : Koordinasi antar arsitek adalah suatu usaha kerja sama antara badan instansi/unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian, saling mengisi, saling membantu saling melengkapi. Integrasi adalah suatu usaha untuk menyatukan tindakan-tindakan berbagai badan/instansi/unit tersebut sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran yang ditentukan dan difahami bersama.
Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan menyelaraskan kegiatan dari berbagaj badan/instansi/unit termaksud sehingga didapat keserasian. Maka dalam administrasi pemerintahan K.I.S. berarti suatu usaha/kegiatan dalam bentuk kerja sama, konsultasi dan kesatuan tindak antar badan-badan kenegaraan maupun badan-badan kemasyarakatan yang selaras dan serempak, baik horizontal maupun vertikal dan bersifat menyeluruh, untuk mencapai keserasian, kebulatan dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas-tugas negara.