Arsitek

Di bawah ini diutarakan tanggung jawab lebih penting berkaitan dengan perencanaan arsitek yang harus diperharikan oleh kepala eksekutif dan orang-orang Iangsung berada di bawahnya.

Pengakuan atas Kebutuhan Kepala eksekutif harus mengakui kebutuhan akan perencanaan arsitek usaha. Ia harus mau memanajemeni usaha sesuai dengan prinsip-prinsip perencanaan arsitek yang baik bukan karena hal tersebut merupakan mode, tetapi disebabkan karena ia mengenali nilainya pendekatan direncanakan dan diprogramkan bagi perusahaannya. Biasanya tidak cukup mudah bagi orang paling atas untuk menerima perencanaan arsitek secara diam-diam, barangkali karena motivasi dari suksesnya pesaing,atanoleh semangatnya orang bawahan untuk menerapkan apa baru diperolehnya dalam suatu seminar.

Sukses dan semangat semacam itu sudah tentu berguna sepanjang hal tersebut memotivasi kepala eksekutif. Tetapi ia sendiri harus mengevaluasi kedudukan perencanaan arsitek dalam perusahaannya dan berbuat segala sesuatu yang diperlukan guna mendorong manajemen berencana dalam organisasi perusahaannya.

Metode Pendekatan.
Kepala eksekutif sudah jelas tidak bisa membuat perencanaan arsitek hanya dengan mengeluarkan peraturan saja. Yang paling baik ialah dia mengakui kebutuhan perencanaan arsitek dan kemudian menilai kemampuan para bawahannya dalam menggunakan metode perencanaan arsitek secara efektif. Sekurang-kurangnya dia mengakui kebutuhan perencanaan arsitek kemudian menyarankan (atau memerintahkan) bahwa perencanaan arsitek harus dimulai. Dalam beberapa perusahaan, kepala eksekutif akan menegaskan satu atau lebih orang mampu untuk membiasakan diri dengan perencanaan arsitek berdasarkan gambaran luar bagi perorangan dan perusahaan dengan pengalaman perencanaan.

Dalam perusahaan lain, kepala eksekutif mungkin memilih untuk memperoleh sendiri pengetahuan ini, atau ia membawa seseorang ke dalam perusahaan untuk memberi petunjuk manajemen dalam usaha permulaan dari proses perencanaannya meminta kepada para bawahannya untuk mem- pelajari sambil bekerja.

Iklim Penerimaan Perencanaan.
Tanggung jawab eksekutif yang pertama-tama adalah agar ia secara pribadi dapat menciptakan iklim penerimaan untuk perlunya membuat perencanaan arsitek usaha. Biasanya usaha tersebut memerlukan seswatu yang lebih kongkrit dari pada sekedar hanya pernyataan bahkan suatu pemyataan politik disertai dengan permintaan supaya rencana dikembangkan. Di bawah ini kami utarakan beberapa langkah yang lebih kongkrit itu. Berpartisipasilah secara aktif dalam proses perencanaan.

Doronglah para manajer lini dan staf dengan jalan membujuk dan kemudian dengan memerintah, jika hal ini perlu untuk berpartisipasi secara sepenuhnya dalam semua aktivitas-aktivitas perencanaan. Berilah kebebasan kepada eselon bawahan untuk memilih metode perencanaannya sendiri jika hal tersebut efektif serasi dengan pendekatan perusahaan secara menyeluruh. Berilah bobot berat ats kemampuan perencanaan arsitek dalam semua penilaian efektivitas manajerial, terutama untuk penilaian yang digunakan bagi evaluasi gaji tujuan promosi kedudukan.

Alokasi Waktu.
Jarang perencanaan arsitek dapat sesuai dengan segala pekerjaan lain yang dipegang oleh kelompok manajemen. Kepala eksekutif harus menyisihkan sejumlah waktu bagi usaha perencanaan arsitek dan tanggal rapat khusus dijadualkan bagi gugus tugas perencanaannya. Suatu hal menarik yaitu pengalaman telah memperlihatkan bahwa rapat selama setengah hari yang dilaksanakan pada pagi hari adalah paling produktif.

Peranan Dewan Direksi.
Tergantung pada ukuran besar atau kecilnya perusahaan dan tanggung jawab yang dibebankan oleh dewan direksi kepadanya, kepala eksekutif mungkin ingin memperlihatkan hasil perencanaan arsitek perusahaan kepada seluruh anggota dewan direksi atau hanya beberapa anggota terpilih (barangkali suatu komisi eksekutif) mungkin dapat diharapkan membuat beberapa sumbangan berarti. Paling sedikit, rencana perusahaan dapat digunakan sebagai alat komunikasi dengan dewan direksi, yang memungkinkan anggota dewan direksi memperoleh pandangan mengenai semua tindakan masa lalu yang direncanakan perusahaan, hal ini biasanya sulit diketahui oleh mereka.

Syarat Peninjauan Kembali
Rencana perusahaan hams tidak boleh menjadi dokumen statis. Kepala eksekutif harus memikul tanggung jawab untuk menjamin terus menerus agar rencana selalu diperbaharui berdasarkan pasar, ekonomi, produk dan kondisi persaingan yang semuanya terus berobah. Hal ini paling baik dapat dilaksanakan dalam bentuk pertemuan peninjauan kembali dengan para eksekutif dan para staf, menurut waktu yang dijadualkan.

Pada pertemuan semacam ini, program kegiatan tergabung dalam rencana pertama-tama harus menjadi fokus perhatian. Pekerjaan nyata harus dibandingkan dengan tindakan yang telah diprogramkan, dan perobahan-perobahan tepat harus dibuat karena ada petunjuk kecenderungan perubahan keadaan. Kepala eksekutif harus menciptakan di semua tingkat dalam organisasi perusahaan pengakuan - dan sekaligus penerimaan atas gagasan bahwa tidak ada sesuatu keramat mengenai rencana yang hanya karena rencana sudah terlanjur ditulis. Rencana harus fleksibel, rencana harus dirobah dengan seriap cara yang praktis jika pengalaman berikutnya memperlihatkan bahwa rencana ini tidak dapat berlaku lagi.

Imajinasi dan Keluwesan.
Perencanaan arsitek dapat mudah menjadi sesuatu yang menjemukan dan umum. Kepala eksekutif harus mengatasi kecenderungan ini dengan contoh pribadi misalnya dengan memperlihatkan pada para perencana bahwa ia mengharap sejumlah keluwesan dalam usaha mereka. Sebagai contoh ia dapat lebih menekankan kebutuhan untuk merencanakan hal-hal sekitar kegiatan-kegiatan reaksi-reaksi pasar dibandingkan dalam hal perencanaan arsitek produkproduk.

Dan, dalam bidang pengembangan baru, dia dapat menekankan arti fungsi (apa yang dihasilkan produk) dan potensi pertumbuhan perusahaan dalam arti metode dari fungsi pemsahaan lebih baik memenuhi permintaan pelanggan dibandingkan hanya semata-mata melakukan penambahan produk.