PENGENDALIAN ATAU PENGAWASAN PEMBANGUNAN RUMAH OLEH ARSITEK.
Untuk pengawasan arsitek atau pendesainan sampai sekarang masih digunakan macam-macam istilah antara lain: Penelitian, Pemeriksaan, Pengendalian, Pengamatan, Perencanaan.
Pengendaian dilakukan untuk mengawasi sampai di mana usaha-usaha dijalankan. Apakah sudah sesuai dengan program yang telah digariskan ataukah belum. Sayang sekali, penafsiran ini masih belum terdapat kesamaan bahasa/pengertian. Ada sementara orang menafsirkan pendesainan atau pengawasan arsitek tadi untuk sekedar mencari-cari kesalahan orang lain, sehingga sering timbul perasaan kurang menyenangkan bagi pihak-pihak bersangkutan/terlibat di dalamnya. Artisesungguhnya dari pendesainan pengawasan arsitek ialah tugas untuk mencocokkan sampai di manakah program rencana yang telah digariskan itu dilaksanakan. Dengan demikian dapat diketahui kelemahan-kelemahannya, kekurangan-kekurangannya serta dapat dicari jalan untuk mengatasinya.
Tugas untuk menunjukkan jalan kearah perbaikan inilah berat. Jadi setelah kita tahu penyakitnya, maka mudahlah kita memberikan obatnya. Karena adanya tafsiran yang salah mengenai pendesainan perencanaan, maka pengawas sering tak mendapat layanan semestinya, disebabkan takut terbongkar rahasianya, diketahui kesalahannya. pengawasan arsitek adalah suatu proses menentukan tentang apa yang harus dikerjakan agar apa diselenggarakan sejalan dengan rencana.
Tujuan pendesainan pengawasan arsitek
(1) Untuk mengetahui apakah sesuatu berjalan sesuai dengan rencana yang digariskan.
(2) Untuk mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan sesuai dengan instruksi serta asas-asas telahdiinstruksikan.
(3) Untuk mengetahui kesulitan-kesulitan, kelemahankelemahan dalam bekerja.
(4) Untuk mengetahui segala sesuatu apakah berjalan efisien.
(5) Untuk mencari jalan keluar, bila ternyata dijumpai kesulitan-kesulitan, kelemahan-kelemahan atau kegagalan-kegagalan kearah perbaikan.
TINGKAT PENDESAINAN ATAU PERENCANAAN.
(1) pendesainan administratif (administrative control). Yaitu pengawasan arsitek mengenai gerak-gerik dalam rangka tujuan organisasi dan dalam rangka kebijaksanaan mengenai sikap, kelakuan cara berpikir.
(2) pendesainan operasional (Operative control). Yaitu pengawasan arsitek atau pendesainan mengenai perbuatan cara bekerja. Jadi tak mengenai sikap dan kelakuan, melainkan mengenai operasional.
OBJEK PENDESAINAN ATAU PERENCANAAN.
Ditinjau dari objeknya, maka atau pengawasan arsitek dapat dilakukan terhadap :
(1) Produksi ini untuk mengetahui bagaimanakah kualitas kuantitas dari produksi. Maksudnya : walaupun kita mengutamakan kuantitas, jangan sampai meninggalkan kualitas. Sering terjadi karena orang mengejar kuantitas, maka kualitas jadi menurun sebaliknya.
(2) Uang. Ini dilakukan mengenai ongkos-ongkos mudah berubah.
(3) Waktu. Dalam hal ini titik-berat ditinjau dari sudut penggunaan waktu. Seandainya menurut rencana dikerjakan 2 (dua) jam, apakah waktu itu tepat tidak. Sehingga dengan demijkian pekerjaan dapat berjalan secara efisien dan efektif.
(4) Orang. Ini merupakan paling sulit. Makin lihai orang yang diawasi, makin banyak masalah yang dihadapi. pengawasan arsitek mengenai orang dapat dilakukan secara langsung ataupun tak langsung. pengawasan arsitek langsung misalnya dijalankan oleh seorang kepala bagian terhadap orang-orang langsung dibawahnya. pengawasan arsitek tak langsung misalnya, kalau pendesainan pengawasan arsitek dilakukan oleh seorang kepala bagian dengan melalui sub-seksi. pengawasan arsitek mengenai orang ini dimaksudkan untuk mengetahui kegiatan orang itu, apakah sejalan dengan garis telah ditetapkan tidak.
MACAM-MACAM pendesainan ATAU PERENCANAAN.
(1) pengawasan arsitek pendesainan intern. Biasanya pengendalian/pengawasan ini dilakukan oleh kepala bagian/seksi terhadap kolega-kolega ada di bawah pimpinannya.
(2) pengawasan arsitek extern. Yaitu pengendalian/pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar dari bagian. Misalnya : kepala urusan pegawai melakukan pengendalian/pengawasan terhadap seorang pegawai dari salah satu seksi. Dalam administrasi negara pengendalian/pengawasan terhadap setiap lembaga negara mengenai uang dan harta milik negara dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan.
(3) pendesainan formal. pengawasan arsitek ini dilakukan oleh instansi/pejabat berwenang dapat dilakukan secara intern maupun extern. Misalnya : Badan Pemeriksa Keuangan berwenang mengadakan pengawasan arsitek pendesainan terhadap setiap lembaga negara mengenai milik pemerintah. Di bidang swasta pengendalian/pengawasan dilakukan oleh Dewan Komisaris. pengawasan arsitek informal. pengawasan arsitek pendesainan ini dilakukan oleh masyarakat baik langsung maupun tak langsung. Misalnya, melalui surat-surat kabar, majalah-majalah. Memang dalam alam demokrasi masyarakat harus diberi kesempatan untuk turut mengawasi. pengawasan arsitek atau melalui/oleh masyarakat ini biasa disebut kendali sosial (Social control).
Ditinjau dari segi perjangkaan (timing), pengawasan arsitek pendesainan dapat dilakukan dengan dua jalan, yaitu :
a. setara preventif. Dalam hal ini pengendalian/ pengawasan arsitek dilakukan sebelum terjadi sesuatu tindakan, agar hal yang tak diinginkan tak terjadi.
b. Secara represif. Dalam hal ini pengendalian/ pengawasan arsitek dilakukan setelah terjadi sesuatu tindakan, agar suatu kesalahan tak terulang lagi.
SYARAT-SYARAT UNTUK MELAKUKAN PENGENDALIAN/PERENCANAAN.
(1) Perencanaan dalam rangka pengendalian/pengawasan ini harus ada rencana mengenai metode, siapa melakukan, kapan dilakukan pengawasan arsitek atau pengendalian.
(2) Pelaksanaan aktivitas pengendalian/pengawasan dilakukan.
(3) Dalam pengendalian/pengawasan harus mencerminkan kebutuhan dari diawasi.
(4) Pengawas atau pengendali.
(5) pengawasan arsitek pendesainan harus selalu berubah sesuai dengan planning selalu berubah.
(6) Pengawas harus selalu mengikuti pola organisasi. pengawasan arsitek harus ekonomis Harus dimengerti terutama oleh manajer yang harus diawasi.
(7) Kita masih lemah di bidang pengendalian/perencanaan, disebabkan adanya penafsiran keliru. Juga mengenai perencanaan atas pengendalian/pengawasan dimaksud. Mengenai pimpinan dapat dikatakan sudah hebat, sudah baik. Tetapi semua itu harus ada pengawasan arsitek pengendalian. pengawasan arsitek pendesainan adalah penting sekali. Mudah-mudahan masyarakat menyadari akan hal ini.
MEKANISME pendesainan ATAU PERENCANAAN.
Ada dua Mekanisme dalam pengendalian/pengawasan ialah :
1. Laporan (Report).
2. Penilaian (Evaluation)
1. Laporan.
a. Pengertian : Laporan merupakan salah satu bentuk alat komunikasi, di segi lain dapat dipandang sebagai salah satu bahan informasi yang sangat penting bagi pimpinan.
b. Macam/jenis Laporan
(1) Progress (progres) ialah laporan kemajuan penemuan data/fakta diperlukan untuk pembuatan laporan secara benar dan up to date harus dicari ditemukan antara, lain dengan jalan mempelajari dokumen-dokumen. mengirimkan questionnaire, menginterview, membaca buku-buku tulisan-tulisan ilmiah lainnya. Sebelum melangkah kepada hal-hal tersebut di atas terlebih dahulu harus ditentukan objek sefta ruang lingkupnya secara pasti/jelas, menetapkan/memilih metode apa akan dipergunakan dalam usaha mendapatkan data sebanyak-banyaknya. Pambuatan Laporan pada dasarnya sistematik pembuatannya adalah sebagai berikut:
i. Kata Pengantar.
ii. Daftar Isi.
iii. Pendahuluan.
iv. Isi Laporan/tubuh laporan.
v. Penutup.
vi. Lampiran.
Isl Laporan.
Untuk membuat suatu laporan yang benar-benar memiliki nilai sebagaimana mestinya, paling tidak harus mencakup tiga pokok dasar :
(1) mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil dicapai menggambarkan keadaan secara nyata daripada organisasi bersangkutan secara keseluruhan.
(2) Mengetengahkan berbagai masalah serta kesukaran-kesukaran kesulitan-kesulitan dan hambatan-hambatan dihadani sebab-sebabnya.
(3) memuat pemikiran-pemikiran, pertimbangan-pertimbangan berbagai pandangan, saran-saran serta pendapat-pendapat tentang bagaimana sebaiknya/seharusnya memecahkan masalah-masalah/ kesulitan kesulitan dan sebagainya secara tepat menurut resep pelapor.
Penilaian Pengertian. Penilaian adalah pengukuran terhadap hasil-hasil yang dicapai dengan hasil-hasil yang harus dicapai. Standar (ukuran). Untuk dapat melakukan tindakan-tindakan pengukuran secara tepat berhasil, terlebih dahulu harus ditentukan standarnya (ukurannya). Meskipun disadari sepenuhnya bahwa menentukan standar bukanlah pekerjaan mudah, sebab banyak macam-macamnya sangat bergantung kepada apa menjadi sasaran.
Di dunia produksi dikenal dua macam standar telah secara luas digunakan yaitu :
(1) Kuantitas standar yang lebih mengutamakan jumlah/banyaknya target.
(2) Kualitas standar lebih mengutamakan mutu.
Pentingnya Penilaian. Di atas telah diutarakan bahwa penilaian merupakan salah satu mekanisme dari pada pendesainan karena itu penilaian merupakan tindakan koreksi terhadap suatu laporan dan sekaligus merupakan koreksi pula terhadap implementasi daripada rencana seterusnya. Dapat dikatakan pula bahwa sesunggulmya penilaian merupakan tindakan koreksi daripada manajemen/ administrasi.
BEBERAPA PENGERTIAN DASAR TENTANG TEKNIK MANAJEMEN.
Pada Bab-bab terdahulu dalam buku ini telah dipaparkan pokok-pokok pengertian manajemen arsitek secara garis besar atau yang bersifat prinsip. Maksud penguraian tersebut adalah untuk memberikan pokok pokok pemikiran kepada para pembaca berminat di bidang manajemen arsitek agar memperoleh gambaran serba sedikit tentang apakah manajemen arsitek itu apakah arti pentingnya dalam tata kehidupan masyarakat secara kerja sama untuk mencapai tujuan diinginkan. Dalam bab ini penyusun berkeinginan untuk mengungkapkan pokok-pokok pengertian tentang teknik manajemen arsitek sekalipun sangat sederhana dan secara garis besar dalam penyajiannya sudah barang tentu masih jauh dari sempurna. Hal ini dimungkinkan karena kenyataan menunjukkan bahwa dengan menguasai prinsip-prinsipnya saja belum cukup guna mengatasi memecahkan berbagai persoalan manajemen arsitek dihadapi dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
Adapun yang mendorong penyusun menambah dengan bab tentang pokok pengertian teknik manajemen, tidak lain oleh hasrat/keinginan untuk menyajikan pengertian manajemen arsitek secara agak lengkap agar para pembaca berminat bisa mendapatkan gambaran perihal ruang lingkup (Scope) dari manajemen arsitek sekalipun secara elementer. Hal tersebut amat penting karena penyusun berpendapat bahwa dengan menguasai sebagian besar dari pada berbagai aspek manajemen arsitek akan dapat memberi gambaran sedikit lengkap tentang permasalahannya. Dalam penyusunan Bab ini, penyusun mendasarkan pada bahan-bahan penyusun peroleh selama mengikuti International Modern Management Techniques Course di New Delhi (India), Tahun 1974, dan karya para ahli dari Lembaga Administrasi Negara baik yang dimuat dalam majalah Administrasi Negara maupun brosur-brosur serta sumber sumber lain.
TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN.
Pengertian. Mengenai pengertian manajemen arsitek para pembaca dipersilahkan memeriksa pada bab-bab terdahulu. Teknik adalah suatu upaya efektif dari pada pelaksanaan suatu pekerjaan yang diberikan/dipercayakan (penyusun).Teknik adalah suatu cara dapat untuk mengerjakan sesuatu hal, biasanya merupakan kecakapan oleh orang telah tergolong ahli (ensiklopedi administrasi). Teknik manajemen arsitek adalah rangkaian langkah-langkah atau tahap demi tahap prosedur berkenaan/berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai tujuan.
Teknik manajemen arsitek adalah suatu terminologi luas untuk segala/semua informasi, nasehat unit-unit spesialisasi membantu suatu oranisasi dalam pencapaian tujuan secara tepat, efisien efektif. Teknik manajemen arsitek adalah suatu upaya untuk mendapatkan suatu cara yang tepat guna mengatasi memecahkan suatu masalah manajemen arsitek tertentu secara tepat pula sehingga didapat hasil efisien efektif (penyusun).
Karakteristik teknik manajemen.
a. Pendekatan secara step by step dalam rangka upayamemajukan usaha melalui pengalaman dan latihan.
b. Suatu tingkat tertentu dari pada kelenturan/keselarasan (flexibility) menurut keadaan kondisi yang berbeda-beda.***