Sudah tentu, bantuan dalam pemecahan persoalan manajerial merupakan manfaat kritis yang bisa ditarik dari perencanaan suatu usaha. Tetapi manfaatnya tidak sampai di sana saja. Konsultan arsitek yang bersikap serius terhadap perencanaan menemukan bahwa sejumlah manfaat hasil sampingan yang penting akan diperoleh secara otomatis. Barangkali yang paling penting adalah pengaruh perencanaan atas pengambilan keputusan manajerial.

Perencanaan ialah pengambilan keputusan. Perencanaan memaksa adanya perumusan yang lebih jelas atas apa yang akan dicapai oleh konsultan arsitek. Perencanaan menuntut pengembangan pekerjaan spesifik yang harus dilaksanakan untuk mencapai sasaran. Bagi banyak perusahaan, justru proses yang serius ini menentukan apa sebenarnya sasaran konsultan arsitek yang sekaligus menjelaskan beberapa hal yang sampai sekarang masih samar-samar dan beberapa perbedaan pengertian. Sekali dipikirkan mendalam dicatat dalam penulisan, sasaran memberikan petunjuk yang paling jelas bagi para arsitek dan orang lainnya yang harus membuat keputusan dan melaksanakannya pada semua tingkat.

Sebagai suatu latihan yang menarik dalam konsultan arsitek anda sendiri. Anda bisa mengajukan pertanyaan kepada badan pengambil keputusan yang senior, tepatnya, apa yang kita coba perbuat dengan konsultan arsitek ini, apa yang akan kita capai dengan perusahaan? Dengan kata lain, apa sasaran kita? Kemudian sarankan waktu lima belas menit untuk berpikir, sementara jawaban ditulis oleh setiap anggota kelompok. Jawabannya mungkin berbeda secara menyolok, dan hal ini akan selalu demikian, jika perusahaan belum menetapkan dan menuliskan sasarannya. Jika jawaban di atas bertentangan secara serius, barangkali ada baiknya mengajukan pertanyaan kedua: Bagaimana kita dapat mengharapkan para pengambilan keputusan pada setiap tingkat, menentukan tindakan yang akan dapat membantu mencapai sasaran konsultan arsitek, apabila kita dalam kelompok eksekutif tidak mempunyai pendapat tunggal mengenai kemana kita membawa konsultan arsitek? (Karena itu apakah mengejutkan, bahwa kita tidak mempunyai tindakan yang luas dan terintegrasi secara konsultan arsitek?).

Hasil Sampingan Perencanaan.
Dengan rencana konsultan arsitek yang memadai, keputusan manajemen cenderung sangat kurang oportunistis. Sampai tingkat nyata yang tertentu, perencanaan memaksakan analisa pendahuluan yang membuat nilai pengambilan keputusan di meja menjadi lebih rendah. Memang seharusnya begitu. Dulu ada kalanya arsitek yang cerdik menolong dirinya sendiri dengan mcngambil keputusan berdasar pertimbangan sepintas lalu saja. Tetapi sekarang dalam suasana persaingan antar perusahaan yang begitu tajam, pengambilan keputusan yang demikian itu merupakan hal yang luar biasa mewah.

Suatu hal lagi, bahwa biaya untuk mengambil keputusan dalam suatu usaha pada waktu ini adalah beberapa kali lebih mahal dari 10 atau 20 tahun yang lalu. Misalnya, biaya suatu pabrik baru dan perlengkapan, biaya perkembangan personil, biaya menciptakan produk baru dan memperkenalkannya ke pasar telah membubung tinggi untuk hanya menyebut beberapa bidang pengeluaran per usahaan. Biaya-biaya tersebut telah sangat menjadi besar dalam sepuluh tahun belakangan ini. Dan keputusan yang mempengaruhi bidang pengeluaran tersebut pada waktu ini lebih banyak membawa konsekwensi daripada di masa lampau, sebagian disebabkan jumlah uang yang lebih besar. Dengan adanya fakta demikian model keputusan yang analitis, yung dipaksakan oleh usaha perencanaan akan sangat mungkin lebih bermanfaat bagi konsultan arsitek daripada keputusan yang oportunistis, karena keputusan tersebut lebih berdasarkan atas fakta dan alternatif tindakan yang dipertimbangkan secara sistematis.

Perencanaan sebaliknya tidak harus dipikir sebagai pembatas dan penghambat apabila tiba saatnya untuk mengambil keputusan manajerial. Terlalu sering, sebuah konsultan arsitek kurang memperhatikan suatu kesempatan dalam produk atau pasar yang timbul sesudah rencana dibuat, karena justru kesempatan tersebut belum lagi diwujudkan pada waktu rencana diolah dan sebab itu kesempatan baru ini tidak dianalisa. Sudah jelas, hal semacam ini kurang digunakan dengan baik; dan dalam hal ini barangkali akan jauh lebih baik bagi konsultan arsitek tersebut, paling tidak dalam arti fleksibilitas, jika perusahaan sama sekali mengerjakan perencanaan secara serius. Dalam keadaan semacam ini arsitek yang pandai berkata: Mari kita nilai kembali kedudukan kita atas dasar data baru yang kita peroleh; marilah kita mencari apakah ada jalan yang lebih baik. Arsitek semacam ini tidak menutup mata dan melupakan kemungkinan untuk mengambil tindakan di luar rencana; ia juga tidak mengambil keputusan dalam sekejap mata dengan mengesampingkan apa yang telah direncanakan sebelumnya, sebagai koreksi dengan langkah-langkah yang diinginkan, hanya karena timbulnya beberapa jalan baru yang menarik atau beberapa jalan lain yang menarik.

Komunikasi yang lebih baik adalah hasil sampingan lain yang penting juga dari proses perencanaan. Rencana ini sendiri menjadi salah satu alat komunikasi yang paling efektif dari manajemen, karena ia berisi risalah tertulis atas semua hal yang penting bagi perusahaan untuk waktu yang dicakup dalam rencana tersebut. Dengan demikian, rencana tidak bisa digantikan dalam usaha menciptakan pengertian yang baik atas apa yang diharapkan pada semua tingkat di mana rencana itu digambarkan.

Pada waktu yang sama, perencanaan secara nyata bisa menghilangkan salah pengertian yang biasanya dihadapi oleh perusahaan apabila rencana disimpan di dalam kepala seseorang dlbandingkan jika dicatat untuk dibaca, dimengerti dan dikerjakan oleh arsitek yang bersangkutan. Efeknya bagi perorangan penilaian atas pekerjaan arsitek menjadi jauh lebih realistis dengan adanya suatu rencana perusahaan yang nyata, karena rencana itu berisi perincian atas tindakan spesifik dalam waktu tertentu yang dicakup dalam rencana. Dengan ini arsitek memiliki alat pengukur yang terperinci dan disetujui oleh orang-orang yang telah ditunjuk sebagai penanggung jawab pekerjaan sebagai bagian dari rencana.

Penilaian menjadi bermakna, karena arsitek bisa membandingkan hasil dengan tindakan yang telah direncanakan. Dia tidak dipaksa tergantung pada penilaian samar-samar yang dalam banyak hal mempunyai manfaat sedikit dan kecuali itu juga melemahkan hubungan konstruktif, yang bisa terjadi antara bawahan dan manajer.

Dengan perencanaan yang baik, secara otomatis juga dapat diharapkan moral pegawai bisa ditingkatkan secara hakiki. Sebab perbaikan itu berkaitan dengan komunikasi dan psikologi konsultan arsitek. Sebagai alat komunikasi, rencana mencakup apa yang harus dikerjakan, bagaimana rencana dikerjakan dan siapa yang mengerjakan. Ini saja membuat jelasnya banyak persoalan bagi personil yang dalam setiap usaha dapat menjadi resah, apabila tidak memperoleh (yang kerap terjadi) informasi yang diperlukan dari sumber lain.

Dengan hilangnya keresahan timbul rasa aman dan kemudian menimbulkan kepercayaan. Dengan kepercayaan tersebut muncullah keinginan untuk melakukan pekerjaan lebih baik, karena yang bersangkutan telah memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang apa yang harus diperbuat dan mengapa hal itu penting dalam rencana menyeluruh. Dalam satu kata motivasi yang jelas adalah inti dari moral. Telah diterangkan, bahwa adanya rencana konsultan arsitek membantu menarik tenaga yang cakap. Di lain pihak, sekali seseorang merasa menjadi bagian organisasi perusahaan dan melihat sendiri dengan pasti apa sumbangannya untuk mencapai sasaran konsultan arsitek, dia akan dapat mencari hal demikian itu di tempat yang lain. Apabila tidak ada perobahan, pegawai yang diharapkan itu akan cenderung tetap tinggal dalam perusahaan yang memberikannya kesempatan pribadi, terutama jika kepadanya ditunjukkan proses perencanaan pada permulaan kariernya dalam konsultan arsitek.

Pada waktu ini banyak pemuda pandai yang mencari jawaban alas pertanyaan: kemana saya akan pergi? Wawancara dengan anak muda semacam ini menunjukkan bahwa ia lekas akan kecewa dengan konsultan arsitek yang tidak dapat memberikan jawaban atas pertanyaan yang sama. Dia segera dapat ragu-ragu bagaimana dia dapat memperoleh jawaban secara memuaskan alas pertanyaannya itu dalam lingkungan konsultan arsitek yang tingkat atasnya sendiri tidak mempunyai jawabannya. Dan sikapnya tersebut dapat dimengerti, malahan bisa dipuji.

Terakhir, perencanaan mendorong penggunaan waktu yang lebih baik bagi semua tingkat manajemen. Usaha ditargetkan atas dasar aktivitas yang berarti dan bukan atas dasar hari sebagai periode waktu. Dan melalui integrasi pekerjaan, aktivitas yang berlebih-lebihan dan tidak berguna dapat dihi1angkan. Komentar umum dari banyak arsitek yang baru saja menggunakan pendekatan perencanaan adalah: Kami tidak mengerti bagaimana bisa bekerja tanpa perencanaan; sekarang kami lebih banyak melakukan pekerjaan yang berarti dan menggunakan waktu lebih sedikit dalam proses perencanaan. Lagi pula, sikap ini terdapat juga sampai ke bawahan.

Hasil sampingan perencanaan efektif ini sungguh hebat dan nyata. Hasil-hasi sampingan ini merupakan manfaat tambahan, atas sumbangan dari dasar perencanaan bagi pemecahan persoalan. Secara sukses dengan jalan menghilangkan semua sebab. Kesemuanya hal ini telah membuat banyak konsultan arsitek tertarik pada proses yang kita diskusikan di atas. Coba lakukan lagi pemeriksaan. Catat dalam pikiran anda daftar konsultan arsitek yang mempunyai pengertian jelas secara intern mengenai apa yang akan mereka capai, suasana yang dapat menarik dan mempertahankan tenaga cakap, manajemen yang bertujuan dan tidak terlalu oportunistis, sistem komunikasi yang efektif dan metode yang realislis dalam menilai pekerjaan. Hasil yang lebih besar kemungkinannya yaitu bahwa konsultan arsitek yang anda bayangkan akan membuat kemajuan secara serius dalam semua bidang tersebut, karena konsultan arsitek telah melaksanakan pendekatan perencanaan dalam manajemennya.