Sampailah sekarang pada pokok persoalan semula ialah manajemen. Untuk mengetahui apakah manajemen itu, marilah meninjau terlebih dulu batasan/definisi daripada manajemen.
a. John. D. Milett dalam buku "Management in the Public Service" memberikan definisi sbb: Management is the process of directing and facilitating the work of people organized in formal groups to achieve a desired goal".
b. Menurut Koontz dan Donnel dalam bukunya "Principles of Management" berbunyi sbb. : "Managernent is getting thing done through the efforts of other people". Jadi manajemen harus melalui orang-orang. Kalau ada suatu macam pekerjaan yang dilakukan tanpa melalui orang-orang lain, jadi langsung kepada materi kerja, maka pekerjaan itu bukan manajemen.
c. George R. Teryydalam bukunya "Principle of Management" memberikan defmisi sbb. : Management is the accomplishing of a pre-determined objective through the effort of other people".
Kesimpulan dari ketiga definisi tersebut dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa pada pokoknya manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang-orang lain. Bertitik tolak pada definisi Harold Koontz and Cyril Donnelgs maka yang menjadi persoalan pokok pada manajemen. Dan akhirnya unsur tidak kalah pentingnya ialah unsur pada administrasi. Unsur ini pada tubuh manusia juga ada. Maka lengkaplah sudah gambaran tentang perbandingan persamaan antara unsur-unsur administrasi dengan unsur-unsur ada pada tubuh manusia.
Jelaslah dimana duduknya manajemen dalam rangka keseluruhan administrasi apakah peranan manajemen sebagai otak dan jantungnya administrasi menggerakan, mencetak arah serta tujuan daripada aktivitas administrasi.
KEBUTUHAN AKAN RASA HARGA DIRI.
Mengingat bahwa manusia pada dasarnya terdiri atas unsur-unsur Cipta, Rasa, Karsa, maka dengan sendirinya memiliki rasa harga diri yang senantiasa berusaha dan menginginkan selalu dijaga dihormati secara wajar oleh orang lain atau dengan perkataan lain setiap orang betapapun rendah tingkat kedudukannya dalam kemasyarakatan akan merasa tidak senang kalau harga dirinya tersinggung.
Diakui bahwa masalah ini memang sangat peka (sensitif) lagi pula memang sangat sukar meneropong perasaan orang lain, namun walaupun demikian kiranya dapat diusahakan dengan jalan berpegang pada prinsip tenggang rasa (tepa selira), sehingga segala sikap perbuatan seseorang terhadap orang lain berkiblat kepada bagaimana sikap, tindakan perbuatan itu jika tertuju kepada diri sendiri.
Berdasarkan atas anggapan diatas, bila dicoba untuk diterapkan dibidang arsitek dimana kita berkedudukan sebagais manejer dapat diambil sebagai kesimpulan bahwa apabila hendak memberi perintah kepada bawahan selain perintah harus jelas dapat difahami oleh penerima perintah (bawahan) akan melaksanakannya, maka faktor bagaimana cara memerintah yang sebaiknya agar tidak menyinggung perasaan sipenerima perintah atau dengan perkataan lain agar si penerima perintah merasa senang menerima perintah itu.
Mungkin sementara para pembaca ada yang menganggap bahwa soal demikian sangat kecil/remeh, namun demikian apabila hal-hal kecil tersebut diatas tadi diabaikan oleh arsitek manager tidak mustahil menimbulkan akibat besar yang sama-sama tidak dikehendaki secara jelas, pelemparan tanggung jawab, kurang nampak adanya persuasi, bimbingan dari arsitek manager dan lain sebagainya.
KEBUTUHAN AKAN RASA BELONGINGNESS AND LOVE
Pada prinsipnya setiap organisasi merupakan satu kesatuan secara langsung atau tidak mengikat orang/arsitek yang ada di dalamnya. Yang dimaksud dengan kata istilah belongingness adalah suatu perasaan di mana tiap orang/arsitek mempunyai rasa ikut memiliki merupakan bagian tak terpisahkan daripada ikatan organisasi/instansi dimana ia bekerja. Konsekuensi logis daripada hal itu adalah tidak ada alternatif lain daripada setiap arsitek yang tergabung di dalamnya, mutlak berkewajiban menjunjung tinggi dan memelihara nama baik daripada instansinya dengan jalan antara lain bahwa para arsitek/pejabat benar-benar melaksanakan tugas masing-masing dengan sebaik-baiknya. Sebab kalau prestasi para arsitek/pejabat menunjukkan hasil-hasil positif maka dengan sendirinya Instansi/organisasinya akan mendapat penilaian positif berarti pula para pejabat/arsitek juga mendapatkan penilaian itu, akan tetapi bila keadaannya menunjukkan trend sebaliknya maka secara otomatis menyangkut pula kepada para arsitek/pejabatnya. Sedangkan rasa cinta (love) yang dimaksud adalah cinta kepada tugas/pekerjaan; cinta kepada instansi/organisasi;. cinta kepada atasan; cinta kepada teman-teman sejawat; cinta kepada alat-alat/perlengkapan disediakan dan sebagainya.
Untuk terwujudnya kebutuhan di atas peranan arsitek manager sangat menentukan dalam usaha menanamkan, memupuk dan mengembangkan di kalangan bawahan dengan memberikan contoh-contoh positif.
KEBUTUHAN AKAN RASA BERPARTISIPASI.
Sudah menjadi kelaziman bahwa setiap arsitek bawahan berkewajiban menerima menjalankan perintah-perintah atau instruksi arsitek managernya sebaik mungkin serta melaporkan hasil-hasil pelaksanaannya juga mempertanggung jawabkan kepada yang memberi perintah/instruksi. Ada baiknya arsitek manager pada suatu waktu tertentu mengajak berbincang bertukar-pikiran dengan bawahan mengenai masalah-masalah tertentu yang dihadapi arsitek manager. Tidak jarang dari pembicaraan pembicaraan itu dapat diperoleh pemikiran sangat berguna bagi arsitek manager. Karena itu apabila para bawahan dapat diajak serta diikut sertakan atau diajak berpartisipasi sekaligus dapat diraih dua keuntungan bagi arsitek manager berarti bawahan; dapat membantu arsitek manager dalam masalah yang dihadapi dan berarti pula meringankan beban arsitek manager, juga arsitek manager dapat mengambil pemikiran atau ide-ide baru dari bawahan sangat berharga juga dapat diartikan mendidik bawahan untuk ikut serta bertanggung jawab terhadap organisasi.
Bagi bawahan mengandung makna bahwa padanya ada kesempatan untuk mengembangkan ide-idenya apabila salah satu buah pikirannya digunakan sebagai bahan pertimbangan keputusan diambil oleh arsitek manager benar-benar merupakan suatu kebanggaan luar biasa bagi bawahan. Hingga dapat diharapkan agar para bawahan berlomba secara sehat positif lagi aktif mengembangkan kreasinya.
KEBUTUHAN AKAN RASA AKTUALISASI.
Batapapun kecil prestasi dicapai oleh bawahan, bawahan berkeinginan dan berharap agar yang diperoleh tampak atau dilihat oleh arsitek manager. Apabila arsitek manager penuh parhatian serta mengakui secara objektif akan hasil-hasil tersebut lebih Iagi jika arsitek manager mau mengemukakan prestasi tadi dihadapan bawahan/arsitek lain hingga disebut belakangan ini mengetahui pula maka dengan sendirinya bawahan/arsitek berprestasi akan merasa puas bangga sehingga dengan diam-diam yang bersangkutan bertekad akan berusaha terus agar prestasinya lebih meningkat. Akan lebih baik lagi apabila disamping perhatian yang diberikan oleh arsitek manager ditambah dengan pemberian penghargaan wajar, pasti akan lebih mendorong bukan saja bagi arsitek yang telah membuktikan hasil karyanya malainkan juga menggugah semangat arsitek-arsitek lain untuk lebih berusaha meningkatkan daya kemampuan seoptimal mungkin.
Supaya mendapat penghargaan sebagaimana dialami rekannya. Dengan demikian maka akan terjadi kompetisi yang benar benar sehati di kalangan para bawahan sehingga secara langsung atau tidak produktivitas kerja secara keseluruhan menjadi meningkat asalkan arsitek manager tetap dapat mengikuti perkembangan dan berpegang teguh kepada norma-norma atau prinsip-prinsip yang benar-benar objektif tidak kehilangan arah/pegangan. Hal-hal sebagaimana disebut di atas, belum dapat menjamin akan terwujudnya prestasi kerja bawahan secara otomatis menyeluruh, karena itu masih sangat bergantung kepada faktor-faktor lain secara langsung atau tidak dapat mempengaruhi prestasi kerja antara lain faktor alat/perkakas kerja, keadaan tampat kerja, tata ruang, sistem; pengetahuan kepandaian/keterampilan, kepemimpinan motivasi.
FAKTOR ALAT/PERKAKAS KERJA.
Yang dimaksudkan adalah alat/perkakas yang mutlak diperlukan imtuk menjalankan tugas pekerjaan di bidang masing-masing, contoh tugas pengetikan; alat/perkakasnya mesin ketik; pita, karbon, kertas dan lain-lain. Membicarakan alat/perkakas penting bukan soal baru atau modernnya model, akan tetapi yang penting adalah agar alat/perkakas dimaksud senantiasa dalam keadaan siap untuk dipakai/digunakan (in good runing conditions). Supaya alat/perkakas benar-benar dalam keadaan sebagaimana dimaksud, perlu adanya pemeliharaan secara baik kontinu, sebab betapapun baiknya suatu alat/perkakas tanpa dipelihara secara teratur, sulit diharapkan mencapai fungsi, sebaliknya walaupun alat/perkakas dalam keadaan sudah tua namun mendapat pemeliharaan secara baik biasanya kapasitasnya lebih baik.
Menyinggung masalah pemeliharaan, kita dihadapkan kepada dua alternatif yaitu memelihara alat/perkakas sejak mulai digunakan atau sesudah menunjukkan tidak normal jalannya. ini berarti bahwa sepanjang masih bisa dipakai belum dipikirkan tentang pemeliharaannya. Memang tidak mudah menentukan pilihan pula soal biaya, maka biasanya pilihan jatuh kepada mana yang lebih ekonomis.
Di lain pihak timbul faktor lain yang menyangkut alat dalam keadaan sangat terbatas dan harus digunakan terus menerus sepanjang hari maka dengan sendirinya tidak ada kesempatan waktu untuk usaha pemeliharaan. Bagi kita kalau mau mengakui secara jujur pada umumnya segi pemeliharaan ini masih sangat kurang/lemah (mungkin dikarenakan terbentur pada berbagai faktor), akan tetapi tidak berlebih-lebihan dan belum terlambat untuk mencurahkan perhatian dibidang pemeliharaan.
KEADAAN TEMPAT KERJA.
Keadaan tempat kerja yang menyenangkan dapat menimbulkan kegairahan dan kesenangan kerja yang berarti meningkatkan prestasi kerja. Salah satu kewajiban arsitek manager adalah menciptakan suasana tempat kerja yang manyenangkan dengan jalan antara lain mambuat suasana tenang (tidak gaduh); memperhatikan putaran udara segar dalam ruang; sinar/cahaya cukup, tetap memelihara ruang kerja dalam keadaan bersih rapih, sejuk dan sebagainya. Akan tetapi tidak boleh dilupakan bahwa keadaan tempat kerja dapat diatur sedemikian rupa hanya terbatas/ sepanjang menyangkut keadaan tempat kerja dalam lingkungan kantor, sehingga tidak dengan sendirinya berlaku bagi kerja lapangan, sebab tempat di lapangan sangat sukar tidak mungkin dapat diatur sedemikian rupa. Satu hal tidak boleh diabaikan bahwa di manapun pelaksanaan pekerjaan berlangsung kewajiban arsitek manager berusaha menciptakan suasana menggairahkan menyenangkan.
TATA RUANG.
Pengaturan Tata Ruang sangat penting, karena tugas/pekerjaan sedikit banyak sangat bergantung kepada kemampuan, kecakapan arsitek manager dalam mengatur ruang kerja yang benar-benar dapat menimbulkan kesan rapih, tertib, teratur bersih, sehat dan semarak bagi siapapun mengadakan kontrak maupun terutama bagi para arsitek sehari-hari terlibat di dalamnya. Satu hal kiranya perlu dicatat ialah bahwa keadaan seperti disebutkan di atas harus berarti bahwa gedung harus modern bentuknya sama sekali. Bukan gitu, melainkan betapapun sederhananya bangunan serta alat-alat/perkakas perlengkapan yang ada, penting adalah bagaijmana mengatur penempatan benda-benda tersebut sedemikian rupa hingga kelihatan menarik lagi menyenangkan dan menjamin kelancaran flow of documents. Pendek kata tampak menimbulkan kesan yang baik serasi tempat duduk para arsitek teratur rapih tidak tampak berjubel-jubel (semrawut) dan sebagainya.
SYSTEM (SISTEM).
Untuk memenuhi tuntutan efisiensi dan efektivitas kerja dari pada setiap bidang/jenis pekerjaan diperlukan adanya suatu sistem kerja up to date, tepat sesuai dengan situasi kondisi setempat. Dalam praktek sering dicampur adukan penggunaam istilah/pengertian sistem, metode dan prosedur kerja, sedang menurut buku Pedoman Petugas Organisasi Metode yang dikeluarkan oleh Lembaga Administrasi Negara tahun 1971, dibedakan sebagai berikut :
1. System (sistem kerja) adalah suatu rangkaian daripada tata kerja dan prosedur kerja kemudian membentuk suatu kebulatan pola teratur dalam rangka , melaksanakan suatu bidang pekerjaan.
2. Metode (tata kerja) adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang se-efisien mungkin atas sesuatu tugas yang diperoleh dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang biaya tersedia.
3. Procedures (prosedur kerja) adalah rangkaian daripada tata kerja berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap serta jalan harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.
KERJA.
Betapapun kecilnya sesuatu bidang tugas pekerjaan jika menghendaki pelaksanaan secara baik, cepat, tepat dan hemat, menuntut pelaksana tidak hanya memiliki pengetahuan dan kepandaian semata melainkan juga faktor keterampilan daripada pelaksana sangat menentukan. Guna mendapatkan tenaga-tenaga yang terampil di bidang pekerjaan masing-masing secara umum dapat dicapai melalui latihan-latihan (training) secara terus menerus karena perobahan-perobahan dan perkembangan serta kemajuan manusia secara langsung atau tidak akan berpengaruh pada sistem kerja di segala lapangan secara cepat pula. Sehingga apabila menghendaki dirinya tidak ke tinggalan zaman wajib mengkuti latihan secara tekun kontinu.
Kegairahan mengikuti latihan tidak dapat timbul dikalangan para pelaksana bawahan melainkan harus pada kedua belah. Hak (arsitek manager dan bawahan) bahkan terutama dipihak arsitek manager karena pada akhirnya tiap arsitek manager bertanggungjawab terhadap personnel development dalam lingkungan wewenang tanggung jawabnya. Atau dengan perkataan lain setiap arsitek manager mengharapkan agar supaya tiap-tiap bidang tugas pekerjaan dalam lingkungannya ditangani oleh tenaga-tenaga yang benar-benar terampil dan ini bisa dicapai dengan jalan antara lain melalui latihan.
KEPEMIMPINIAN (LEADERSHIP)
Setiap bawahan menginginkan pimpinan (arsitek manager) yang bukan saja secara teoritis memiliki syarat-syarat kepemimpinan umum khusus serta memiliki technical know how akan tetapi lebih dari pada itu justru terpenting adalah penerapannya sehingga benar-benar kepemimpinannya dapat dirasakan dan berpengaruh langsung kepada bawahan.