Birokrasi Dan Manajemen Arsitek Dalam Pemerintahan
Diakui bahwa menguasai dan mendalami teori-teori kepemimpinan relatif lebih mudah dari pada merealisasikan dalam praktek-praktek, di dalam praktek masih banyak dijumpai berbagai hal yang sering kali tidak ada di dalam teori. Bahkah tidak jarang manajer harus menghadapi bawahan yang beraneka macam corak yang berbeda-beda apakah pendidikannya, pembawaannya, ragamnya serta latar belakangnya, karakternya ataupun kelebihan-kelebihannya atau kelemahan-kelemahannya, pendek kata menghadapi bawahan dengan segala aspeknya.
Namun demikian secara umum dapat diambil ancar-ancar bahwa bagaimanapun bawahan itu sangat memerlukan suasana atau iklim kerja menyenangkan guna peningkatan prestasi kerjanya. Dapat tidaknya suasana tersebut menjadi kenyataan sebagian terbesar sangat terletak di tangan manajer dan sepenuhnya menjadi tanggung jawab manajer. Pada waktu membicarakan keselamatan hal-hal tersebut telah disinggung, dalam kepemimpinan leadership ini ingin ditekankan tindakan-tindakan konkrit apa dari pemimpin leader yang secara langsung dapat mempengaruhi bawahan hingga benar-benar prestasi menanjak. Umumnya bawahan akan menjadi senang bila mempunya pemimpin leader bijaksana, tegas, menguasai seluk beluk Instansi yang dipimpin nya secara luas dan mendalam, memiliki kemampuan dan kecakapan teknis serta manajerial, memperhatikan bawahan dengan seksama bukan saja menyangkut soal-soal kedinasan melainkan juga kalau perlu mengenai pribadi dan keluarganya dalam batas-batas tertentu.
Suatu kesalahan sering kali dilakukan oleh leader entah disadari atau tidak adalah adanya janji-janji yang diberikan kepada bawahan tetapi sedikit atau jarang dipenuhi, mungkin maksudnya baik akan tetapi akibat tidak dipenuhi melemahkan semangat kerja dan sedikit banyak menimbulkan unsur ketidak-percayaan bawahan kepada pemimpin leader. Barang kali ada baiknya tidak secara mudah memberikan janji bila sekiranya sulit dipenuhi demikian pula hendaknya dari pihak pemimpin Ieader dapat membatasi diri terhadap ucapan-ucapan bertenden memberikan harapan-harapan besar, menyenangkan bawahan sedang kenyataan adalah sebaliknya, atau ucapan-ucapan terlalu sering dikemukakan yang nada serta bahasanya sama, akan dapat pula menimbulkan perasaan membosankan apalagi kalau tidak terbukti.
Jika keadaan disebut belakangan ini terjadi maka bukan prestasi bawahan makin meningkat malah mungkin sebaliknya akan menurun secara deras. Yang penting adalah bahwa setiap bawahan akan menjadi senang dan tenang/tenteram bekerja apabila mempunyai pemimpin leader bijaksana, tegas tidak menunjukkan sikap keragu-raguan dalam bertindak, pandai berkemunikasi, dapat memandang bawahan sebagai manusia dengan segala aspeknya bukan sekedar alat/mesin, nyata konkrit dalam tindakan-tindakannya; pandai menciptakan team work kompak, pandai menciptakan suasana kerja yang menggembirakan, mampu melakukan koreksi atas dan dapat memberikan petunjuk-petunjuk/jalan yang benar.
Didikan dan bimbingannya dapat dirasakan oleh bawahan, berdiri netral terhadap semua bawahan, dapat bersikap, berbuat dan berbicara-menarik, dapat memahami kesulitan-kesulitan keluh kesah bawahan, dapat mengembangkan bawahan yang benar-benar potensial dapat dipertanggung jawab kan, mengayomi/melindungi bawahan dan sebaliknya dapatt memberikan sangsi-sangsi kepada bawahan yang benar-benar bersalah dan sebagainya.
MOTIVASI
Salah satu fungsi manajer adalah memberikan motivasi kepada para bawahan. Dengan motivasi dimaksud agar para bawahan dalam melaksanakan tugas-tugas pekerjaan yang dibebankan di atas pundak masing-masing secara bergairah dan bersemangat tinggi agar dapat mencapai prestasi yang sebaik-baiknya. Untuk maksu d di atas peranan manajer sangat penting dan menentukan karena tinggi rendahnya prestasi, semangat tidaknya kerja bawahan sebagian terbesar bergantung kepada manajer dalam arti sampai sejauh mana manajer mampu menciptakan kegairahan kerja di mana disebut belakangan ini sampai sejauh mana manajer mampu mendorong bawahan dapat bekerja sesuai dengan kebijaksanaan dan program yang telah digariskan.
Adapun usaha-usaha yang dapat menuju kearah terwujudnya kegairahan bekerja dari pada para bawahan agar supaya sedikit banyak kebutuhan-kebutuhan pokok dasar daripada manusia dapat menjadi kenyataan. Manajer dapat menempuh jalan dengan antara lain memberikan perangsang kepada para bawahan berprestasi. Perangsang pada dasarnya dapat berupa material maupun non material. Yang berupa material seperti misalnya berbentuk hadiah-hadiah apakah itu berupa barang/benda ataupun uang dan sebagainya. Sedang non material berupa antara lain penghargaan ataupun pujian dan sebagainya.
ISTILAH
Berbagai istilah yang kini dikenal sebagai pengganti peng-indonesia-an daripada manajemen arsitek.
1. Lembaga Administrasi Negara menggunakan istilah Kepimpinan.
2. Universitas Indonesia menggunakan istilah Ketatalaksanaan.
3. Angkatan Darat menggunakan istilah Pembinaan.
4. Universitas Gajah Mada menggunakan istilah Pengurusan.
5. Badan Pembinaan Administrasi di Yogyakarta menggunakan istilah Manajemen arsitek.
Dari istilah-istilah tersebut menunjukkan belum adanya keseragaman di Indonesia mengenai penggunaa istilah sebagai pengganti istilah manajemen arsitek. Sehingga tidak mustahil akan menimbulkan pertimbangan istilah yang tidak ada faedahnya. Karena masing-masing akan mempertanyakan dengan alasan-alasan ideal dan logis, dan mungkin sekali tidak ada akhirnya. Guna mencegah hal-hal yang tidak dikehendaki karena hanya perbedaan istilah bukan perbedaan asasi kiranya lebih tepat menggunakan istilah manajemen arsitek saja. Sebab dengan istilah yang disebut belakangan ini, pertama: setidak tidaknya pertentangan istilah dapat dihindari. Kedua, dengan manajemen arsitek umum sudah dapat memahami dan tidak akan bertanya-tanya lagi apa maksudnya. Pada zaman sebelum perang banyak digunakan istilah-istilah, kesemuanya itu yang dimaksud kira-kira adalah manajemen arsitek atau administrasi.
PERSOALAN MANAJEMEN ARSITEK.
Kini timbul suatu masalah setelah kita mengetahui definisi dan istilah. Maka pertanyaan selanjutnya berupa: Mengapa kita kini ramai membicarakan menajemen? Dan Karena ramainya persoalan di atas, timbul pula pertanyaan; apakah manajemen arsitek itu merupakan barang baru bagi kita? Mari kita bahas kedua pertanyaan di atas. Menurut pengertiannya, manajemen arsitek bukanlah barang lihat yang telah diberikan. Hal atau pengertian manajemen arsitek itu sebenarnya dari dulu sudah ada. Bahkan sudah ada semenjak zaman Majapahit, Sriwijaya dan lain-lain. Karena pengertian manajemen arsitek itu pada hakekatnya tak lain dari pada proses pemberian pimpinan, bimbingan dan fasilitas, maka kalau kita menoleh jauh ke belakang, sebelum zaman penjajahan Belanda, dan mau memperhatikan sejarah bangsa Indonesia, maka faktor manajemen arsitek itu sudah dikenal dan sudah ada sejak dahulu kata.
Kemudian datang masa penjajahan, suatu masa di mana bangsa Indonesia sama sekali tidak pernah diberi kesempatan; untuk memegang pimpinan. Jadi dengan sendirinya fungsinya manajemen arsitek tak pernah pula kita jalankan, sehingga bangsa kita pada zaman penjajahan tidak mengenal manajemen arsitek dan tidak pernah membicarakan persoalan manajemen arsitek.
Demikian pula pada zaman Jepang, bangsa kita hanya tingal sebagai pembantu saja. Baru setelah kita memproklamasikan kemerdekaan pada tanggal 17 Agustust 1945 bangsa Indonesia memegang pimpinan. Dan semenjak kita langsung memegang pimpinan, barulah terasa bagaimana pentingnya melaksanakan manajemen arsitek dengan baik. Tegasnya setelah pada tahun 1958 ialah dengan berdirinya Lembaga Administrasi Negara nyatalah, bahwa pentingnya pengetahuan manajemen arsitek itu untuk diketahui/dipakai oleh seluruh warga Indonesia tak dapat disangkal lagi.
MISMANAJEMEN ARSITEK
Di atas telah dibahas mengenai manajemen arsitek. Kalau membicarakan manajemen arsitek sudah tentu harus pula mengetahui tentang mismanajemen arsitek. Telah diutarakan pula bahwa manajemen arsitek itu tidak lain daripara proses pemberian pimpinan, bimbingan proses pemberian fasilitas-fasilitas dan seterusnya. Pada mismanajemen arsitek itu merupakan suatu kesalahan tindakan atau kekeliruan yang terjadi ketika proses pemberian pimpinan, bimbingan atau proses pemberian fasilitas-fasilitas itu sedang berlangsung. Atau dengan perkataan lain mismanajemen arsitek adalah kesalahan tindakan pada saat proses pencapaian tujuan tengah berlangsung.
Masalah mismanajemen arsitek ini memerlukan perhatian serta pemikiran secara serius dan mendalam, oleh karena banyak disinyalir oleh pemimpin-pemimpin kita bahwa di sana sini atau di sementara instansi-instansi pemerintahan terdapat mismanajemen arsitek. Mismanajemen arsitek merupakan suatu penyakit yang amat berbahaya dalam tubuh aparatur pemerintahan atau dalam organisasi usaha apapun. Persoalan harus kita hadapi adalah bukan hanya sekedar mengetahui adanya mismanajemen arsitek atau tidak, cukup dengan mengemukakan mismanajemen arsitek dengan dalih apapun, akan tetapi yang maha penting adalah berusaha untuk mencari sebab-musabab daripada timbulnya mismanajemen arsitek itu dan segera mencari jalan keluar bagaimana cara mengatasinya.
SEBAB-SEBAB TIMBULNYA MISMANAJEMEN ARSITEK.
Untuk sementara dapat diutarakan di sini, bahwa sebab musabab timbulnya mismanajemen arsitek adalah belum adanya pola struktur organisasi seragam:
1. Belum adanya kesatuan bahasa dalam manajemen arsitek.
2 Belum adanya manajemen arsitek di pejabat pimpinan.
4. Belum adanya keseragaman tentang cara dan tata-kerja antara instansi satu dengan yang lain.
5. Tidak efektifnya pelaksanaan pengawasan
6. Kurang tepatnya ko-ordinasi.
7. Tidak sesuainya rencana dengan kesanggupan ataupun kemampuan pelaksana rencana itu.
8. Kalau terjadi perbedaan pendapat antara pejabat pimpinan dengan pelaksana.
9. Kalau pemimpin atau pejabat pimpinan merasa lebih berhak dan merasa lebih dari sewajamya.
10. Adanya birokratisme.
Dalam mengatasi mismanajeme tersebut dapat ditempuh antara lain:
Pertama: Pembentukan suatu pola organisasi seragam mutlak perlu. Sebab jikalau tidak, dapat mudah timbul kesimpang-siuran dan lain-lain, meskipun penyusunan tersebut secara garis besar. Ini penting oleh karena struktur organisasi menggambarkan macam, jenis serta banyak sedikitnya jabatan ada pada organisasi, sehingga besar kecilnya organisasi harus diselaraskan dengan banyak sedikitnya tugas pekerjaan yang hendak dilakukan. Cara berorganisasipun harus dirubah bukan siapa yang didahulukan Cara berorganisasi mendahulukan orang-orangnya hendak memangku jabatan/tugas pekerjaan adalah salah besar. Sebab dengan jalan ini tidak akan tercapai penempatan orang-orang yang tepat pada tempatnya the right man in the right place. Karena itu harus diubah/ditentukan terlebih dahulu jabatan/tugas apa yang ada, baru kemudian dicarikan orang-orangnya yang hendak memangku jabatan.
Jika asas belakangan ini dijalankan, usaha-usaha kearah the right man in the right place terjamin. Artinya, sesuatu tugas pekerjaan benar-benar dipangku oleh orang yang ahli dalam bidangnya, cakap dan sanggup serta mampu menjalankan tugas. Jadi asasi ialah bukan orang-orangnya dikumpulkan dulu, baru kemudian dicarikan tugas pekerjaan, tetapi sebaliknya ditentukan tugas tugas pekerjaan baru dicarikan orang-orangnya.
Kedua: adanya kesatuan bahasa dalam manajemen arsitek mutlak perlu kalau menghendaki palaksanaan usaha berlangsung dengan baik dan lancar. Sebab perbedaan bahasa dapat menimbulkan perbedaan pengertian bisa membawa akibat kelambatan atau kemacetan jalannya pekerjaan disana. Untuk itu perlu segera diciptakan adanya suatu pedoman dasar doktrin manajemen arsitek dapat dipergunakan sebagai pegangan bagi setiap pejabat yang menjalankan manajemen arsitek. Di samping itu harus secepat mungkin doktrin tersebut ditanamkan, disebarkan dan dikembangkan secara merata dan menyeluruh kesegenap penjuru tanah-air terus-menerus. Apabila hal tersebut sudah dapat dilaksanakan, maka kegairahan akan manajemen arsitek di kalangan kita tidak perlu disangsikan.
Ketiga: Kesemuanya itu belum dapat dikatakan sempuma bila faktor hubungan kemanusiaan tidak diberi tempat utama. Sebab berhasil atau tidaknya sesuatu usaha terletak pada manusianya. Di atas telah disinggung bahwa manajemen arsitek adalah usaha-usaha yang dilakukan oleh orang-orang bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan dikehendaki. Oleh karena masalah manajemen arsitek adalah menyangkut orang-orang menyelenggarakan usaha mau tidak mau diakui bahwa untuk berhasilnya sesuatu usaha mutlak perlu adanya hubungan baik antara manusia satu dengan yang lain dalam suasana bekerja. Sebab meski struktur organisasi baik, tetapi kalau tidak ada hubungan baik dan harmonis antara pejabat satu dengan yang lain secara perorangan, bukan dinas pasti mismanajemen arsitek yang muncul.
Jadi persoalan hubungan kemanusiaan memegang peranan penting dalam mensukseskan manajemen arsitek, Sistem bisa juga membantu dalam manajemen arsitek, namun harus diingat bahwa sistem kalau keterlaluan sangat tidak baik dan akan membawa pengaruh yang dalam serta sangat negatif. Oleh sebab hal diatas, maka sistem kunci yang berlebih-Iebihan harus dihilangkan dengan jalan merubah sistem kerja positif.
BROKRATISME.
Pandangan/anggapan pada sementara masyarakat dewasa ini terhadap birokrasi mengandung tendens negatif. Ditinjau dari sudut etimologi, perkataan birokrasi berasal dari bureau + kratiav Bureau = meja, kantor arsitek, Kratia = pemerintahan, Jadi birokrasi berarti pemerintahan meialui kantor arsitek atau Govemment by Bureau. Dipandang dari sudut administrasi, birokrasi berarti badan administasi administrative body. Karena untuk penyelenggaraan kerja baik di bidang kenegaraan ataupun swasta sangat diperlukan adanya suatu kerjaan, badan atau aparat, maka tanpa organ, badan atau aparat tersebut tujuan yang dikehendaki tidak akan dapat tercapai. Dan badan tempat di mana kerja terselenggara itu dinamakan birokrasi atau Badan Administrasi.
Kantor arsitek adalah tempat kerja untuk mencapai tujuan. Oleh karena usaha-usaha untuk mencapai tujuan ada dalam bidang apa saja, baik dalam usaha yang bersifat kenegaraan/swasta, maka sebagai badan administrasi yakni badan yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan, birokrasi merupakan syarat mutlak adanya. Diakui, bahwa di samping aspek positif badan, birokrasi ada pula aspek negatifnya birokrasi. Sebagaimana tersebut di atas, aspek negatif daripada birokrasi menunjukkan adanya kemacetan, kelambatan, kejanggalan dan sebagainya, pada usaha-usaha pencapaian tujuan. Inilah sebenarnya disebut birokratisme. Sayang sekaIj di masyarakat kita tidak ada aspek negatif ini lebih menonjol dan hidup dengan subur. Akibatnya, apabila ada mendengar kata birokrasi, asosiasinya tertuju kepada hal-hal buruk macet, lambat dan sebagainya.
Birokratisme timbul karena ada arsitek terlalu berpegang teguh pada peraturan. Ada arsitek merasa ingin lebih berkuasa. Ada arsitek yang gemar mempermainkan orang lain dengan lain tidak kenal mengenal, meski dalam satu lingkungan. Ada arsitek yang selalu menentang setiap perubahan dalam bidang organisasi, metode dan prosedur kerja. Jika jenjang-jenjang hierarki terlalu curam, ada arsitek sukar/tidak mau menyesuaikan diri dangan perkembangan zaman atau dengan keadaan sedang berlaku.***